Как распознать "крысу"

«У него необычная профессия:

он успевает найти вещи раньше,

чем люди успевают их потерять»,

 - Франк Карсон

 

1.    Неучтенные потери

 

Консультируя множество компаний в области управления персоналом, я обнаружил любопытнейший факт: большинство владельцев не верят, не хотят поверить, или стараются не смотреть на то, что персонал их компаний ворует у них деньги.

 

В одной производственной компании мы обнаружили целую схему «списания брака», которая ежемесячно выводила из оборота примерно 5% валового дохода. Владелец этой компании жаловался на кризис, на тяжелые времена, и отсутствие кредитования, но никак не хотел посмотреть на то, что персонал «разводит» его как младенца, и он теряет не только свои дивиденды, но также недополучает доход, необходимый для закупки сырья, в результате чего предприятие вынуждено сокращаться..

 

Когда в другой компании при расчете точки безубыточности владелец вдруг обнаружил, что он недосчитался одной четвертой своих годовых дивидендов, он два часа спорил с консультантами, доказывая, что мы ошиблись в расчетах, не осмеливаясь посмотреть правде в глаза, и осознать, что эти деньги были украдены его персоналом.

 

Еще в одной компании были установлены факты взятия главным бухгалтером кредитов под заведомо высокие проценты, часть которых, как выяснилось, просто шло главбуху в карман. Первая реакция владельца этой компании была такова: «Посмотрите на нее! Разве она может украсть!». Вот уж действительно, счастье в неведении!

 

Вот что любопытно. Когда в докризисные времена компании получали хороший доход, а владельцы получали свои дивиденды, на потери, вызванные воровством и «откатами» никто не смотрел. И вот разразился кризис, доход компаний упал, но воровать меньше не стали. Привыкнув к определенному, скажем так, «нетрудовому доходу», сотрудники, получающие этот самый «нетрудовой доход» не засовестились, и не стали брать меньше. Уверяю вас, они и сейчас берут столько же, сколько брали до кризиса. Это владельцы недополучают свои дивиденды, но кого волнуют проблемы владельцев! 

Таким образом, процент незапланированных потерь от общего дохода вырос ровно настолько, насколько упал доход компании. Теперь владельцы почувствовали, что с их доходом что-то не так, но посмотреть правде в глаза по-прежнему не решаются. Ведь стоит признать тот факт, что в компании помимо законного владельца существуют так называемые «мажоритарные учредители», которые делятся с законным владельцем прибылью, тут же нужно будет признать, что в компании существует «неучтенка» и «черный нал». Поскольку воровство персонала является следствием существования «серых схем» и прочих прелестей  «не совсем прозрачного бизнеса», хочешь – не хочешь, но придется владельцу посмотреть и на «незаменимых» сотрудников, а также на тех, кто «слишком много знает», чтобы их можно было просто уволить

Я согласен, - посмотреть на все это непросто. Но продолжать и дальше делать вид, что проблемы не существует, - все равно что, убегая от тигра, по-страусиному прятать голову в песок, полагая, что если не видишь тигра, то его действительно не существует.

 

Решение проблемы воровства персонала, и вытекающей из этого проблемы низкой эффективности работы компании существует. Но для того, чтобы справиться с этой проблемой, нужно перестать себя обманывать, и начать на это смотреть.

 

2. Философия «крысы»

 

Назовем сотрудников, которые воруют деньги, продукцию, оборудование или материалы у своей же компании, или подрывает ее платежеспособность, беря откаты за то, что закупает сырье или оборудование по завышенным ценам, «крысами». Возможно, данный термин достаточно жесткий, но посудите сами, как еще можно назвать сотрудников, которые разрушают свою компанию изнутри, изо дня в день подтачивают ее жизнеспособность?

 

Заслуживает внимание философия «крысы», - у них на самом деле есть своя философия. Следуя их извращенной логике, они не воруют, а просто «берут свое». Они делятся с владельцем компании прибылью, потому что он – «жмот» и «эксплуататор», наживающийся на труде бедных рабочих. Тот факт, что они также крадут и у своих собратьев-рабочих, из виду как-то выпускается. 

Следуя своему основному принципу: «владелец должен с нами делиться», «крысы» всегда первыми начинают возмущаться по поводу задержки или уменьшения зарплаты. Часто «крысы» подбивают сотрудников на саботаж, и коллективные выступления «в защиту прав рабочих».

 

Если «крыса» вхожа в кабинет владельца, она непременно всяческими способами будет внушать ему, что он обязан заботиться о людях, что люди должны на что-то жить, и что они много работают, а зарплаты у них маленькие. При этом доводы владельца в отношении того, что доход компании не покрывает ее расходы «крыса» во внимание не принимает. Это все – проблемы владельца, он просто должен платить людям зарплату, ведь они же работали. «Крыса» будет шантажировать владельца, говоря ему, что люди уволятся, если им уменьшить или задержать зарплату

Самое ужасное то, что часто «крысы» бывают весьма убедительны. Большинство владельцев, благодаря стараниям «крыс», относятся к своему бизнесу как к некоему «кресту», который они должны теперь нести всю оставшуюся жизнь, заботясь о людях, которых они наняли, об их благосостоянии и о том, чтобы они вовремя получали зарплату, даже если компания находится на грани банкротства.

Забавно иногда наблюдать за реакцией какого-нибудь владельца компании, когда доносишь ему один простой факт: он никому ничего не должен. Владелец бизнеса – это человек, который создал рабочие места, и предоставил их «в аренду» своим работникам. Задача работников - заработать такой доход, которого хватит на то, чтобы покрыть «арендную плату», т.е. расходы бизнеса, и на выплату зарплаты. А если работники не зарабатывают такой доход, - это, прежде всего, их проблема.

 

 

 

3.    Как распознать «крысу»

 

«Крыса» - существо стадное. Если в компании завелась «крыса», очень скоро дела там пойдут плохо. «Крыса» начнет притягивать себе подобных, провоцировать сотрудников на неэтичные действия, вступать в сговор, и создавать схемы. И вот уже большинство персонала компании начинает «скулить» по поводу низкой мотивации, открыто либо скрытно саботируя работу.

 

Столкнувшись с этим, владельцы очень часто начинают совершать глупые вещи. Они приглашают в компанию психологов, и прочих «специалистов по мотивации персонала», - таких же «крыс», выросших до уровня «авторитетов». Само собой, «авторитеты» прописывают «необычайно действенные рецепты» как то: собрать последние деньги и провести «корпоративчик» для поднятия боевого духа команды. Или выехать в лес, обвязаться веревками, и, выкрикивая корпоративный слоган, попрыгать с деревьев, что, несомненно, тут же поднимет уверенность в команде. Ну и, само собой, после всего этого, внедрить новую систему «справедливой мотивации персонала», иными словами, повысить людям зарплату.

 

К сожалению, все это не работает. «Крысы» останутся «крысами», и, одержав промежуточную победу над владельцем, снова приступят к своему основному делу – разрушению компании изнутри.

 

Вред, наносимый «крысами» компании заключается еще и в том, что они уничтожают как класс весь продуктивный персонал. Столкнувшись с продуктивным и этичным сотрудником, который не ведется на «крысятничество», «крыса» начинает планомерное уничтожение этого сотрудника, поскольку он представляет явную угрозу. Это будут «подкопы», «подставы», сплетни и слухи, очерняющие репутацию стабильного сотрудника, и выставляющие его в дурном свете перед руководством. В конечном счете, «крыса» любыми способами отравит жизнь продуктивному сотруднику, и вынудит его написать заявление на увольнение.

 

Таким образом, если владелец не предпримет срочных и действенных мер по выведению «крысятничества», очень скоро в компании победят «крысы». Поэтому владельцем компаний очень важно научиться распознавать «крыс». К счастью, «крыса» обладает целым рядом ярко выраженных черт, по которым ее можно легко опознать.

 

Прежде всего, «крыса» никогда не бывает ценным или продуктивным сотрудником. В лучшем случае «крыса» создает имитацию бурной деятельности (ИБД), но если смотреть на результат, или, как мы говорим «на продукт», то продукт у нее весьма специфический. Ее продукт – незавершенные дела, плохо выполненная работа, отсутствие реальных результатов. Если вы спросите «крысу», почему она плохо работает, она посмотрит с недоумением, и ответит что-то типа: «Как платите, так и работаем». «Крыса» никогда не сопоставляет производство реальных продуктов с зарплатой. Для нее зарплата – это то, что обязан платить владелец за то, что «люди ходят на работу».

 

 

«Крыса» всегда озабочена получением «незаконного» дохода, а также сокрытием своих деяний от посторонних глаз. На это у нее уходит большая часть рабочего времени. С другой стороны, воровство или «откаты» приносят крысе доход гораздо больший, чем ее заработная плата. Поэтому «крыса» не будет напрягаться и создавать требуемый продукт в соответствии с ее должностью.

Как правило, «крыса» распространяет по офису дикие слухи и сплетни, цель которых – вызвать замешательство, расстройство и недовольство сотрудников, а также очернить владельца компании, создав ему негативную репутацию. «Крыса» всегда критикует руководство, владельца, компанию, продукт, рекламу, - все что угодно, что связано с ее работой. Так она «оправдывает» свои поступки, потому что если владелец и компания плохие, значит то, что она сделала, становится хорошим. Следует отличать критику «крысы» от конструктивных предложений или высказывания своего мнения продуктивными сотрудниками. «Крыса» никогда не берет на себя никакой ответственности. Всегда виноват кто-то другой, но не она. «Это все из-за … А что я могу сделать?» - вот обычный репертуар «крысы».

«Крыса» всегда стремится «навести тень на плетень». Она все запутывает, усложняет, делает «из мухи слона». Она будет под различными «благовидными» предлогами протестовать против действий по наведению в компании порядка, поскольку эти действия могут привести к разоблачению «крысы». Кстати, в той компании, о которой я писал в начале этой статьи, в день, когда был введен четкий товарный учет на складах и производстве, уволились три ключевые фигуры, которые, как выяснилось впоследствии, создали схему незаконных списаний. 

«Крыса» всегда стремится «навести тень на плетень». Она все запутывает, усложняет, делает «из мухи слона». Она будет под различными «благовидными» предлогами протестовать против действий по наведению в компании порядка, поскольку эти действия могут привести к разоблачению «крысы». Кстати, в той компании, о которой я писал в начале этой статьи, в день, когда был введен четкий товарный учет на складах и производстве, уволились три ключевые фигуры, которые, как выяснилось впоследствии, создали схему незаконных списаний.

 

В рассуждениях «крысы» мало логики. Она привыкла находить для себя «логичные» объяснения ее неблаговидным поступкам, и делает это постоянно, ведя бесконечный диалог сама с собой, стараясь логично объяснить нелогичное. «Крыса» не замечает, что в разговоре с другими людьми перестает быть «логичной». Другим людям бывает трудно, а зачастую просто невозможно понять ее логику. Но также и сама «крыса» перестает воспринимать доводы разума. Например, главный бухгалтер одной компании, которая отпускала продукцию без первичных документов, на наше предложение ввести специальные направляющие формы для клиентов, получающих товар, тупо твердила: «Это бред!».

 

Если в присутствии «крысы» случайно упомянуть о хищениях, или просто затронуть тему, каким-то образом связанную с ее воровством или откатами, «крыса» тут же отреагирует самым неоптимальным образом. Она покраснеет, или побледнеет, или начнет без умолка болтать не по теме, или будет возмущаться по какому-то пустяку. Не пытайтесь логически объяснить столь странное поведение, - просто «крысе» показалось, что вы о чем-то догадываетесь.

 

Еще раз перечислим признаки «крысятничества»:

- непродуктивность, отсутствие производства реальных продуктов, отсутствие результата,

- необоснованная критика как попытка оправдать свои действия,

- сложность и нелогичность,

- неоптимальное поведение при упоминании «горячей темы».

 

По этим признакам вы с легкостью сможете обнаружить «крысу», а обнаружив ее, пусть ваша рука не дрогнет. Распознав «крысу», немедленно от нее избавьтесь. Скажем так, есть способ восстановить этику сотрудника. Возможно, мы рассмотрим это в следующей статье. Но давайте перестанем относиться к нашим компаниям как к воспитательным учреждениям.  Не пытайтесь перевоспитывать сотрудников, это очень дорого обойдется вашей компании. Лучше сразу нанимайте продуктивных и этичных людей, и увольняйте тех, кто зарекомендовал себя как «крыса».

 

 

4. Лучший способ борьбы с «крысами» - профилактика «крысятничества»

 

Прежде чем мы рассмотрим методы борьбы с «крысятничеством», давайте поймем одну простую вещь: зачастую владельцы бизнесов сами провоцируют свой персонал на неэтичные поступки. Будучи излишне озабоченными созданием схем «оптимизации налогообложения», владельцы допускают появление в компании бизнес-процессов, связанных с перемещением товаров и денег, которые не отражаются в первичной документации и системе товарного учета. А там, где есть «неучтенка», всегда присутствуют «крысы», готовые поделиться с владельцем «сэкономленными для босса деньгами».

 

Нас учили: «Социализм – это учет и контроль». Я всегда добавляю: «А капитализм – это двойной учет и двойной контроль». «Крысы» заводятся, прежде всего там, где нет порядка, где не налажен должный учет движения денежных средств и товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Покажите мне компанию, где нет учета движения ТМЦ внутри производства, и я покажу вам компанию, в которой в большом количестве процветают «крысы».

 

Ключевую роль в профилактике появления «крыс» играет бухгалтерия. Вот как примерно выглядит товарный учет в компании, где функции бухгалтерии нивелированы до уровня сдачи отчетов в налоговую инспекцию:

Как видите, бухгалтерия здесь исключена из товарного учета, не видит движения товара, особенно если имеет место внутренние перемещения склад – цех. Два потока учета – учет в складской программе 1С и учет первичной документации никак не пересекаются. Кроме того, менеджеры по продажам, принимая от клиентов оплату наличными, выписывают квитанции не на бланках строгой отчетности. Добавьте сюда отсутствие ревизий (реальный пример из жизни), и вы увидите, что при такой системе учета воровство на складе или подмена накладных менеджером по продажам обнаружить будет весьма проблематично.

 

            Исправить такую ситуацию, провоцирующую появление «крыс», достаточно легко, если использовать такую схему товарного учета: 

Как видно из этой схемы, два потока товарного и денежного учета пересекаются в бухгалтерии, где осуществляется их взаимоконтроль. Помимо этого, все перемещения товара или денег в данной схеме, включая внутренние перемещения со склада в цех, теперь сопровождаются созданием первичной документации – накладных на внутреннее перемещение и бланков строгой отчетности при приеме денег от клиентов, которые попадают в бухгалтерию.

 

Здесь работает достаточно простой принцип: чем больше сотрудников будет вовлечено в процесс приема-передачи ТМЦ и денежных средств, тем сложнее будет «крысе» вступить с каждым из них в сговор, и тем большей частью «нетрудового дохода» ей придется делиться. Т.е. теперь станет гораздо легче зарабатывать деньги, чем их воровать.

 

Следующим шагом наведения порядка в товарном учете является организация систематических плановых и внеплановых инвентаризаций. Цель инвентаризаций - проверка соответствия остатков сырья или продукции согласно товарному учету (бумажному и в 1С) фактическим остаткам сырья или продукции на складе и производстве. А также расследование каждого случая несоответствия фактических остатков и остатков по базе данных до нахождения реального «виновника» возникновения данного несоответствия. Ключевая роль в проведении инвентаризаций отводится бухгалтерии, представители которой обязательно должны входить в состав комиссии, проводящей инвентаризацию.

 

Конечно, проведение всех перемещений товара и денег через бухгалтерию делают компанию более прозрачной. Но здесь работает простая арифметика: подсчитайте, сколько вы теряете от «крысятничества», и сколько вам будет стоить разумное «обеление» компании. Уверяю вас, результат будет не в пользу «крысятничества».

 

 

5. Нужно ли давать откаты для того чтобы выигрывать тендеры

 

            Отдельно остановимся на животрепещущей теме откатов. Откаты, т.е. взятки сотруднику компании, ответственному за проведение тендера, в последние годы стали неотъемлемой чертой современного бизнеса. Нет нужды говорить о том, что откаты разрушают как компанию, проводящую тендер, так и компанию, дающую откат. Компания, проводящая тендер, приобретает сырье или оборудования по завышенным ценам, либо низкого качества, поскольку решение о приобретении выносится не на основе всестороннего анализа предложения, а на основе меркантильных интересов «крысы». Компания, выигрывающая тендер посредством отката, также проигрывает, поскольку занижает свою прибыль на сумму отката, вынуждена формировать схемы для создания «черного нала» для откатов, а также сильно рискует потерять клиента, а вместе с ним и свою репутацию, когда вся эта история с откатом всплывет на поверхность. Кстати, не сомневайтесь в том, что ваш сотрудник, который так честно пытается смотреть вам в глаза и заявляет, что для победы в тендере нужен откат, обязательно поделится с «крысой», которая возьмет этот откат, и, таким образом, сам начнет превращаться в «крысу». К сожалению, синдром «крысятничества» заразен и передается контактным путем.

 

            Но вопрос остается открытым: «Можно ли выигрывать тендеры, не давая откатов?». Ответ: «Можно!». Способ раз и навсегда покончить с откатами существует, и достаточно прост. В следующий раз, когда ваш сотрудник прибежит к вам за разрешением дать откат, попросите его выяснить имя сотрудника, который требует откат, а также сумму, которую он запросил. После этого свяжитесь с владельцем данной компании, и договоритесь с ним о встрече. На встрече просто изложите факты, которые вы выяснили в отношении его сотрудника, требующего откат за выигрыш в тендере. В качестве основного довода можете дать почитать ему эту статью. Уверяю вас, с откатами в этой компании будет покончено, и есть основания полагать, что данный тендер выиграете именно вы.

 

            Что же касается государственных тендеров, могу сказать, что мне известна одна компания, которая выигрывает государственные тендеры, не давая откатов. Так что нет ничего невозможного.

 

 

6. Дальнейшие шаги к полному выведению «крыс»

 

Итак, первым шагом в деле избавления от «крыс» является постановка качественной, многоуровневой системы товарного учета, используемой бланки строгой отчетности, и проведение систематических инвентаризаций. После того, как товарный учет и система переучетов будут налажены, в компании будут перекрыты основные «дыры» для «крысятничества». Но часть «крыс», по-видимому, все еще будут оставаться в компании. Поэтому следующим шагом будет оптимизация бизнес-процессов путем внедрения направляющих форм. Поскольку направляющие формы мы уже рассмотрели в статье «Как пережить интересные времена», я не буду здесь подробно описывать данный шаг. Скажу только, что направляющая форма, это своего рода маршрутный лист, формализующий бизнес-процесс. Направляющая форма выглядит как перечень необходимых действий, с указанием должностей, которые должны выполнить эти действия и после выполнения поставить свою подпись. Другими словами, направляющая форма закрепляет за каждым сотрудником, участвующим в бизнес-процессе, его область ответственности. Сотрудник выполняет ряд действий, регламентированных направляющей формой, после чего ставит время и свою подпись, удостоверяя тем самым написанное и беря ответственность за результат своих действий. Появление направляющих форм в компании не только кладет конец замешательству, хаосу и нестыковкам при взаимодействии различных подразделений и сотрудников, но также вводит персональную ответственность за результат на каждом посту, чего ох как не любят «крысы».

 

Последним шагом в славном деле окончательного и бесповоротного выведения «крыс» является внедрение статистик (индивидуальных показателей). Статистика – это графическое отображение количества созданного продукта, соотнесенное ко времени. Статистики позволяют судить о продуктивности каждого конкретного сотрудника, принимать решения о продвижении, поощрении или наказании конкретного сотрудника не на основе мнений, а на основе его личного вклада в производство продукта компании. Статистики позволяют реализовать принцип поощрения продуктивных сотрудников, а также устраняют несправедливость и произвольности. Нужно ли говорить, что к моменту полного внедрения в компании управления на основе статистик «крыс» там не останется и в помине? Но это будет уже совсем другая компания.


Евгений Сотников

 

1 Условия доставки действительны для страны Украина. Информацию о сроках доставки и их расчете для других стран можно узнать здесь: условия доставки и оплаты
2 Все цены в магазине указаны без НДС.