ПРОФИЛАКТИКА БЕЗУМИЯ БИЗНЕСА: ВОССТАНОВЛЕНИЕ УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ

Здравомыслие и предсказание будущего


Предсказание будущего основано на оценках прошлого. При принятии решений человек, опираясь на имеющийся опыт, прогнозирует возможные последствия своих будущих действий. Здравомыслие неразрывно связано со способностью предвидеть будущее, основываясь на прошлом. Опыт – это последовательная запись событий, произошедших с человеком на протяжении его жизни, включая данные, которые он изучил, а также выводы, оценки и умозаключения, которые он сделал. 

Разум включает в себя механизм накопления информации, поиска в памяти нужной информации, оценки найденной информации и принятия решений. Чем быстрее человек может получать из памяти нужную информацию и проводить ее оценку, тем лучше его способность принимать правильные решения. Чем лучше работает разум человека, тем выше потенциал его выживания. Чтобы вы сказали о человеке, который на вопрос «Сколько вам лет?» отвечает «Зеленый»? Или что бы вы сказали о человеке, который на десять минут зависает на вопросе «Что вы ели сегодня на завтрак»? Таких людей вы назвали бы сумасшедшими.


Компания имеет то же устройство, что и человек. Управляющий орган компании (владелец, Исполнительный директор, команда ТОП-менеджеров), принимает стратегические и тактические решения, предсказывая возможные последствия тех либо иных действий на основе имеющегося опыта. Чем точнее зафиксирован опыт, чем быстрее управляющий орган может получить необходимую для анализа информацию, тем выше потенциал выживания компании.


Весь прошлый опыт компании, т.е. вся информация о коммерческой и хозяйственной деятельности компании содержится в учетной системе. Учетная система, а также механизм поиска и обработки хранящейся в ней информации, является составной частью разума компании. Если учетная система позволяет оперативно получать точные отчеты за любой временной период, в которых данные о производстве, продажах, перемещении сырья, отгрузках и поступлении денежных средств сгруппированы и представлены в удобном для анализа виде, это дает возможность управляющему органу принимать актуальные решения. Чем лучше организована учетная система, тем лучше работает разум компании, тем выше потенциал ее выживания. Но что бы вы сказали о компании, в которой на вопрос руководителя «Какова на текущий момент наша кредиторская задолженность?» спустя три дня приходит ответ «Точно посчитать невозможно, примерно 25 - 50 миллионов»?  Что бы вы сказали о компании, в которой продавцы выставляют счета на товары, которых нет на складе по причине отсутствия оперативной информации об остатках? И что бы вы сказали о компании, в которой принимаются решения об изготовлении неходовой продукции, в то время как ходовая снимается с производства, поскольку нет достоверных данных об объемах продаж и маржинальном доходе по каждой позиции товара? Или о компании, которая продает свои товары в убыток, поскольку нет точных данных в отношении ее производственных и логистических затрат? Вы бы назвали эти компании безумными. Также вы бы сказали, что эти компании полным ходом движутся к банкротству. Причина недуга этих компаний - неэффективная система учета, предоставляющая управляющему органу искаженные данные, на основе которых принимаются неверные решения.

 

 

Учетная система – важная составляющая разума компании

 

Управлять можно только тем, что можно посчитать. Поэтому в любой организации, занимающейся хозяйственной деятельностью, существует управленческий учет. Управленческий учет представляет собой сбор, хранение и обработку информации, отражающей события, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия. К таким событиям относятся: поставка сырья, закуп товаров и товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приобретение или списание основных средств (ОС) и оборудования, перемещение сырья на производство, производство продукции, перемещение продукции на склады готовой продукции, отгрузка (продажа) продукции покупателям. Управленческий учет позволяет отслеживать, что произошло с сырьем или с готовой продукцией, где и когда это произошло, сколько сырья или продукции было израсходовано, переработано, списано или отгружено, сколько сырья или продукции осталось, где находится это сырье или продукция. Частью управленческого учета является сбор, хранение и обработка информации, отражающей движение денежных средств организации. Как было сказано выше, данные управленческого учета позволяют управляющему органу компании принимать оптимальные решения при планировании производства, продаж и прочей коммерческой деятельности.

Управленческий учет реализуется учетной системой, т.е. системой правил фиксации информации о перемещении ТМЦ и денег. Идея данной системы достаточно проста: каждый факт перемещения ТМЦ или денежных средств фиксируется бумажными документами, которые называют «первичными документами».

 

Первичный документ – это бумажный документ, включающий исходные сведения, полученные в момент совершения хозяйственной операции, является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он также устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции. К первичным документам относятся: кассовый ордер, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, акт приема, акт сдачи, акт списания, акт недовоза и т.п.

 

Первичный управленческий учет реализуется на основании бумажных первичных документов. Например, кладовщик отгружает со склада партию товара покупателю. В момент отгрузки создается товарная накладная, в которой указывается дата, наименование отгруженного товара, количество, отпускная цена, а также реквизиты покупателя. Юридическую силу данная накладная обретает в тот момент, когда кладовщик и получатель поставят на ней свои подписи и печати. Обычно накладная формируется в двух экземплярах: один остается у продавца, а второй – у покупателя. Накладная кладовщика передается в бухгалтерию и подшивается в папку, в которой хранятся первичные накладные. Теоретически на основании подшитых первичных накладных мы можем проводить анализ динамики продаж. Скажем, год спустя мы хотим определить, какой объем продукции нам нужно закупить, исходя из ожидаемого объема продаж на ближайшие два месяца. Для этого нам нужно взять папку, в которой хранятся первичные накладные, найти накладные за такой же временной период прошлого года, посчитать количество отгруженной продукции, определить самые ходовые позиции, проанализировать, какие именно клиенты закупали данную продукцию в прошлом году.

 

Конечно, учет на основании первичных документов, неудобен, и при большом товарообороте не дает возможности оперативно получать аналитическую информацию. Как только товарооборот и количество хозяйственных операций в единицу времени увеличивается, у компании появляется необходимость автоматизировать учет, т.е. создать параллельно с учетом первичных документов компьютеризированной учет.

Автоматизированный (или компьютеризированный) управленческий учет представляет собой совокупность организационных правил и ИТ-решений, обеспечивающих точную фиксацию в электронной базе данных в хронологическом порядке всех событий, связанных с хозяйственной деятельностью компании и ее подразделений, позволяющий оперативно формировать любые аналитические отчеты, необходимые для принятия решений.


Идея автоматизированного управленческого учета заключается в том, что в момент появления любого первичного документа создается его близнец – электронный документ, который проводится в компьютерной базе данных. 


Давайте представим себе упрощенно компьютерную базу данных управленческого учета следующим образом:

Последовательность записей в базе данных точно фиксирует каждое событие, связанное с перемещением денег или ТМЦ.


По сути, каждая запись – это электронное отражение соответствующего первичного документа. В каждой записи есть обязательные поля, в которых заносится точная информация, позволяющая спустя время ответить на вопросы: когда, где, и что произошло с товаром или деньгами.


Такой способ организации данных дает возможность при формировании аналитических отчетов задавать в качестве критерия отбора любое поле (или даже несколько полей).



Например, вы можете отсортировать записи по временному промежутку и выяснить, на какую сумму было продано товара с 08.04.13 по 16.04.13. Или вы можете провести анализ в разрезе одной позиции товара и определить, сколько (или на какую сумму) было продано за данный временной промежуток лопат.


Также вы можете провести анализ в разрезе контрагентов и выяснить, сколько ведер и сколько лопат приобрел клиент «Цубербиллер и сыновья». Кроме того, путем нажатия нескольких клавиш, вы можете вывести дебиторскую задолженность по каждому контрагенту, кредиторскую задолженность компании перед поставщиками, определить нормативный остаток товаров на складе, провести АВС и XYZ анализы, и т.д., и т.п. Автоматизированный управленческий учет позволяет сформировать любые аналитические отчеты за время, несопоставимо меньшее, чем то, которое требуется для анализа бумажных первичных документов.


Если учетная система помимо внешних перемещений ТМЦ фиксирует также внутренние перемещения, например, перемещение сырья между цехами, перемещение готовой продукции со склада готовой продукции на склады торговых представителей в регионах, и т.д., в этом случае мы получаем возможность оперативно формировать любые расчеты экономических показателей производства.


Правильно организованная система компьютеризованного управленческого учета обеспечивает эффективную работу управляющего органа, принимающего адекватные решения на основании точных данных. Другими словами, учетная система, поставляющая управляющему органу не искаженные данные, основанные на реальных фактах, является залогом здравомыслия компании.

 

Бухгалтерский учет: не дайте вашим бухгалтерам себя одурачить


Как было показано выше, для здравомыслия компании необходим прозрачный управленческий учет, т.е. учет, который максимально точно отражает все события, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия. За организацию и поддержание прозрачного управленческого учета отвечает бухгалтерия. Слово «бухгалтер» произошло от двух немецких слов: "бух" - книга, и "halten" - "держать", или "содержать в порядке", "вести". Другими словами, "бухгалтер" означает "книговод", но поскольку речь идет о счетных книгах, бухгалтер - это "счетовод". Раньше весь учет велся в учетных книгах, и бухгалтер действительно отвечал за достоверность этого учета. Однако по мере того, как система налогообложения становилась все более подавляющей, приоритеты в работе бухгалтерии смещались с ведения прозрачного учета на сдачу отчетов в проверяющие органы.


Причем отчетность, которую бухгалтерия сдавала в фискальные органы, все больше и больше отдалялась от той отчетности, которая ожидалась от управленческого учета, т.е. отчета о реальном положении дел в компании. Если целью управленческого учета было предоставление отчетности, отражающей реальное положение дел в компании, то цель бухгалтерского учета была прямо противоположной - предоставить проверяющим органам заведомо ложную отчетность и максимально затруднить возможность проверки ее достоверности.  Постепенно понятие «учет» было подменено понятием «бухгалтерский учет», нацеленным исключительно на подготовку и сдачу фискальной отчетности. Это заблуждение было продвинуто бухгалтерами владельцам компаний, которые перестали рассматривать бухгалтерию в качестве подразделения, ответственного за предоставление достоверных аналитических данных. В настоящее время большинство владельцев компаний относятся к  своим бухгалтерам как к неким ангелам-хранителям, обеспечивающим им защиту от проверяющих органов. Бухгалтерия стала самым таинственным, а значит - самым неуправляемым подразделением компании, подразделением, в котором работают самые перегруженные сотрудники, чаще других пьющие чай в состоянии перманентного аврала. Поскольку бухгалтерия стала таить для владельца угрозу (штрафы, санкции, возбуждение уголовных дел), владельцы оставили всякие попытки разобраться в ее работе, не говоря уже о попытках добиться от бухгалтеров достоверных данных управленческого учета. 


Организация хранения данных бухгалтерского учета значительно отличается от организации хранения данных управленческого учета. Так, любое событие в бухгалтерском учете отражается не в виде факта (что, сколько, когда, где, и кому), а в виде проводок по внутренним счетам, что исключает любую возможность дальнейшего использования зафиксированной в таком виде информации для аналитики. Для того, чтобы учетная система позволяла, с одной стороны, оперативно формировать аналитическую информацию, а с другой - оперативно формировать бухгалтерскую отчетность,  автоматизированная учетная система должна быть организована следующим образом:

Как видно из данного рисунка, учетная система должна содержать две отдельные базы данных: управленческую и бухгалтерскую. Причем управленческая база является первичной по отношению к бухгалтерской. Именно в управленческой базе данных точно фиксируются все события, связанные с хозяйственной деятельностью компании: перемещение ТМЦ, расходных материалов, основных средств, а также все движение денежных средств (ДС) включая безналичные расчеты, осуществляемые через расчетные счета компании (Клиент-банк), и наличные расчеты, осуществляемые через кассу. Кроме того, для повышения достоверности информации, содержащейся в управленческой базе данных, в учетной системе должны быть предусмотрены периодические инвентаризации, результаты которых корректируют данные управленческого учета, сводя остатки ТМЦ по базе данных с фактическими остатками. Таким образом, в управленческой базе данных мы получаем достоверную информацию обо всей хозяйственной деятельности компании, размещенную в хронологическом порядке. В управленческой базе данных установлен запрет на ручную коррекцию данных задним числом, что гарантирует достоверность формируемых аналитических отчетов.


Бухгалтерская же база данных импортирует начальную информацию из управленческой базы, а затем конвертирует эту информацию в формат бухгалтерских проводок.  Поскольку в бухгалтерской базе данных нет жесткого запрета на коррекцию данных задним числом, у бухгалтеров остается возможность отражать события хозяйственной деятельности так, как им это необходимо для успешной сдачи отчетности. Поскольку эти коррекции проводятся в отдельной базе, они не влияют на достоверность информации управленческого учета.

 

Учет в Excel – «развод руководителя»


Ведение управленческого учета в Excel таблицах является фикцией. Управляющий орган или руководитель компании, который пытается принимать решения, опирающиеся на данные, которые ему преподносят в Excel можно сравнить с пилотом, пытающимся вести самолет при нулевой видимости по неисправным приборам. Поскольку одному Богу известно, откуда берутся данные, заносимые вручную бухгалтером или финансовым директором в Excel таблицы. Наверняка можно сказать только одно: эти данные не берутся из первичной документации, поскольку даже в маленьких компаниях обработать вручную первичные документы, отражающие каждое перемещение ТМЦ или ДС невозможно.

 

Преимущества двойного учета


Идеальной моделью управленческого учета является первичный учет по первичным документам, который дублируется автоматизированным учетом в компьютерной базе данных. Причем формирование первичного документа должно совпадать по времени и месту с формированием электронного документа.

Другими словами, система, при которой кладовщик сначала выписывает бумажную накладную, а потом, спустя 10 дней эта электронная накладная проводится бухгалтером в 1С, неэффективна. Неэффективна она, во-первых, потому, что управляющий орган лишается возможности получать достоверные данные «сегодня на сегодня». А во-вторых - десятидневная задержка и отдаление места возникновения события от места его фиксации создает почву для всевозможных злоупотреблений.


Повторим еще раз: только автоматизированная система учета позволяет оперативно обрабатывать хранящуюся информацию и получать аналитическую отчетность в любом виде. Учет на основании первичных документов такой возможности дать не может. Но и использование автоматизированной системы учета без первичного учета является нонсенсом, поскольку электронные документы, строгого говоря, не являются юридическими, поскольку не содержат печатей и подписей ответственных лиц. В то же время, автоматизированный учет позволяет оперативно выявлять факты злоупотреблений, фиксируя недостачи или излишки при инвентаризациях, а дальнейшая точечная проверка соответствующих первичных документов позволяет устанавливать юридическую ответственность виновных лиц.

 

Отсутствие управленческого учета – благодатная почва для «крысятничества»


Следует отметить, что отсутствие в компании эффективной учетной системы не только делает ее безумной, но также создает благодатную почву для всевозможных злоупотреблений персонала, таких как воровство и откаты. То же самое можно сказать и о «серых», т.е. непрозрачных системах управленческого учета, «дырявых» системах учета, в которых не все отражается, а также о системах учета, в которых управленческий учет подменен бухгалтерским учетом. Руководителям компаний следует помнить одну простую вещь: отсутствие учета провоцирует сотрудников на воровство. Большинство людей не являются ворами, но если в офисе стоит открытый сейф, количество денег в котором все время меняется, причем это никак не фиксируется, очень скоро люди начнут «делиться» с владельцем, беря при этом только «свое», т.е. то, что владелец по своей забывчивости им недоплатил. А после этого сотрудники перестанут работать, так как у них появится совершенно другая мотивация, и начнут всячески вредить компании, заметая следы и скрывая свои делишки.

 

7. Правила, соблюдение которых обеспечивают достоверность данных управленческого учета

Итак, подводя итоги всему вышесказанному, повторим: автоматизированный управленческий учет, который ведется параллельно с первичным учетом, позволяет справляться с большими объемами информации, экономит время, и обеспечивает возможность получать аналитические данные, необходимые для принятия правильных решений. Для того, чтобы автоматизированный учет обеспечивал получение достоверных данных, необходимо соблюдение следующих правил.


Любое событие, связанное с перемещением или изменением сырья, материалов, расходных материалов, полуфабрикатов, готовой продукции, ГСМ, и ОС должно сопровождаться созданием бумажных первичных документов (товарных накладных, товарно-транспортных накладных, актов списания).

Параллельно должен создаваться и проводиться такой же электронный документ в том месте, где произошло данное событие (в худшем случае, электронный документ должен оперативно создаваться и проводиться в бухгалтерии на основании бумажного документа).


Как электронные, так и бумажные документы должны строго датироваться.

Запрещается вносить изменения в электронные документы «задним числом». Доступ для внесения изменений в электронных документах «задним числом» имеют строго определенные сотрудники компании, назначенные приказом владельца.


Все бумажные документы должны передаваться в бухгалтерию и храниться в архиве.

Благодаря проведению регулярных инвентаризаций, на которых присутствуют, помимо сотрудников производственных подразделений, представители бухгалтерии и Службы Безопасности,  обеспечивается соответствие остатков ТМЦ по электронной базе данных фактическим остаткам. Бухгалтерский учет является производным от управленческого учета. Для формирования бухгалтерской отчетности в системе используются управленческие документы с признаком бухгалтерского учета, а также дополнительные документы, связанные со спецификой бухгалтерского учета. При этом данные управленческого учета, хранящиеся в виде электронных и бумажных документов, остаются неизменными.

 

Выполнение этих несложных правил сделают ваш бизнес более разумным. 

 

Евгений Сотников 

1 Условия доставки действительны для страны Украина. Информацию о сроках доставки и их расчете для других стран можно узнать здесь: условия доставки и оплаты
2 Все цены в магазине указаны без НДС.